Od 1 października 2026 r. przedsiębiorcy wpisani do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. muszą posiadać aktywny adres do e-Doręczeń. Dla tej grupy ostatnim dniem na dopełnienie obowiązku jest 30 września 2026 r.
To ostatni etap wdrażania obowiązku dla przedsiębiorców. Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r. zostały objęte nim już od 1 kwietnia 2025 r. Poniżej wyjaśniamy, co się zmienia, jakie są skutki prawne i jak założyć firmowy adres do e-Doręczeń.
Najważniejszy termin
Jeżeli działalność została wpisana do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. i przedsiębiorca nie ma jeszcze aktywnego ADE, adres trzeba utworzyć i aktywować najpóźniej do 30 września 2026 r.
Czym są e-Doręczenia?
E-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. System zapewnia identyfikację nadawcy i odbiorcy oraz dowody wysłania i otrzymania korespondencji, dzięki czemu wiadomość może wywoływać skutki prawne równoważne tradycyjnej przesyłce rejestrowanej.
Podstawą prawną jest ustawa z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych. Adresy do doręczeń elektronicznych są wpisywane do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE), z której korzystają podmioty publiczne.
PURDE
Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Dla firm korzystających z publicznego dostawcy skrzynka jest dostępna w Koncie Przedsiębiorcy na Biznes.gov.pl.
KURDE
Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego świadczona przez komercyjnego, kwalifikowanego dostawcę usług. Jej warunki i opłaty zależą od oferty dostawcy.
Firmowy adres jest odrębny od prywatnego
Przedsiębiorca, który ma już ADE jako osoba fizyczna, powinien założyć osobny adres dla działalności gospodarczej. Osobistego adresu do e-Doręczeń nie należy podawać we wniosku CEIDG jako adresu firmowego.
Kogo dotyczy obowiązek od 1 października 2026 r.?
Od 1 października 2026 r. obowiązek obejmuje przedsiębiorców wpisanych do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r., którzy wcześniej nie zostali objęci obowiązkiem przy rejestracji lub zmianie wpisu.
Osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej co do zasady korzystają z e-Doręczeń dobrowolnie. Przedstawiciele niektórych zawodów zaufania publicznego, którzy jednocześnie prowadzą firmę, potrzebują odrębnego adresu związanego z wykonywaniem zawodu oraz odrębnego adresu firmowego.
Skutki prawne – na co uważać?
Fikcja doręczenia po 14 dniach
Korespondencja od podmiotu publicznego, która wpłynie na adres do e-Doręczeń przedsiębiorcy, może zostać uznana za skutecznie doręczoną także wtedy, gdy adresat jej nie otworzy. Co do zasady następuje to po upływie 14 dni od dnia wskazanego w dowodzie otrzymania jako dzień wpłynięcia wiadomości na ADE. Od skutecznego doręczenia mogą zacząć biec terminy procesowe lub materialnoprawne.
Skrzynki nie warto traktować jak zwykłego e-maila. Nieregularne sprawdzanie ADE może prowadzić do przeoczenia terminu na odwołanie, złożenie wyjaśnień albo inną reakcję wymaganą przez urząd.
Brak ADE nie oznacza, że korespondencja znika
Sam brak firmowego adresu do e-Doręczeń nie sprawia, że urząd nie może skutecznie komunikować się z przedsiębiorcą. W sytuacjach przewidzianych przepisami podmiot publiczny może korzystać z publicznej usługi hybrydowej, w której dokument jest nadawany elektronicznie, a następnie drukowany i doręczany w formie papierowej.
Zmiany wpisu w CEIDG i KRS
Obowiązek posiadania ADE jest powiązany z rejestrami przedsiębiorców. W CEIDG już od 1 lipca 2025 r. przedsiębiorcy wpisani przed 1 stycznia 2025 r. muszą założyć adres do e-Doręczeń przy zmianie danych we wpisie, jeżeli wcześniej go nie posiadali. Od 1 października 2026 r. obowiązek dotyczy już całej tej grupy niezależnie od dokonywania zmian.
Sam wniosek to za mało
Po utworzeniu adresu przez publicznego dostawcę trzeba aktywować skrzynkę zgodnie z instrukcją otrzymaną e-mailem. Dopiero aktywny adres zostaje wpisany do BAE i może służyć do odbierania korespondencji. Jeżeli przedsiębiorca korzysta z kwalifikowanego, niepublicznego dostawcy, zasady wpisu ADE do BAE są inne i wymagają odpowiedniego wniosku.
Jak założyć adres do e-Doręczeń?
Przedsiębiorca z CEIDG może złożyć wniosek online przez Biznes.gov.pl. Do podpisania wniosku można użyć profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego albo podpisu osobistego z e-dowodu.
Zaloguj się do Biznes.gov.pl
Użyj profilu zaufanego, e-dowodu albo kwalifikowanego podpisu elektronicznego.
Wybierz wniosek dla firmy
Jeżeli masz prywatny ADE, nie używaj go jako adresu działalności gospodarczej.
Wypełnij i podpisz wniosek
System przeprowadzi Cię przez wymagane dane firmy i sposób zarządzania skrzynką.
Aktywuj skrzynkę
Po utworzeniu adresu wykonaj instrukcję przesłaną e-mailem. Samo złożenie wniosku nie kończy procesu.
Ustal zasady obsługi
Włącz powiadomienia i zdecyduj, kto regularnie sprawdza korespondencję. Przedsiębiorca z CEIDG może sam zarządzać skrzynką albo wyznaczyć administratora.
Oficjalny wniosek i instrukcje są dostępne w serwisie Biznes.gov.pl.
Jak bezpiecznie obsługiwać e-Doręczenia w firmie?
Podsumowanie
Od 1 października 2026 r. aktywny adres do e-Doręczeń staje się obowiązkowy także dla przedsiębiorców wpisanych do CEIDG przed 1 stycznia 2025 r. Kluczowe jest nie tylko utworzenie adresu, ale również jego aktywacja i regularne sprawdzanie skrzynki.
Jeżeli masz wątpliwości, czy obowiązek dotyczy Twojej firmy, albo otrzymałeś pismo przez e-Doręczenia i nie wiesz, jak zareagować, warto skonsultować sytuację z prawnikiem. W korespondencji urzędowej znaczenie mają nie tylko treść pisma, ale również data skutecznego doręczenia i terminy dalszych czynności.